Умение правильно и грамотно писать деловые письма — неотъемлемая часть бизнес — общения. Некорректно составленное деловое письмо способно оскорбить собеседника, в то время как грамотное — может принести только уважение со стороны партнеров и клиентов. Итак, как же писать деловые письма?
При написании делового письма необходимо придерживаться определенных правил. Так, обычно подобные письма пишутся либо на бланке организации, либо за неимением такового — на белом листе формата А4 с указанием наименования организации, ее адреса и контактов. В целом, объем письма не должен быть более 1-2 страниц. Абзацы разделяют или двойным интервалом, или «красной строкой», с использованием между строками одинарного интервала.
Обращение к адресату должно быть непременно уважительное «Уважаемый господин Иванов», «Уважаемый Иван Иванович». Само начало делового письма должно настраивать на позитивный лад. Причем в самом начале желательно осветить цель и причины написания письма, суть дела должна быть раскрыта в последующих абзацах. Итоговый абзац должен отражать деловое предложение.
Старайтесь не утяжелять речь профессиональным сленгом или канцеляризмами. Следите за присутствием логики в письме. Письмо необходимо завершить указанием имени автора и заверить подписью.
Не следует спешить отправлять письмо мгновенно, пересмотрите его спустя пару часов после написания. Возможно, вы обнаружите некоторые ошибки и своевременно внесете необходимые коррективы.